Contratar a un nuevo empleado en España no es solo cuestión de salario. Hay una serie de costes adicionales que las empresas deben tener en cuenta antes de incorporar talento.
Desde cotizaciones a la Seguridad Social hasta beneficios, formación y gastos administrativos, el coste real de contratación puede ser significativamente mayor de lo que aparece en la nómina del trabajador.
Si estás planificando nuevas contrataciones para 2025, este artículo te ayudará a calcular el coste total y entender los factores clave que influyen en la inversión de incorporar talento a tu empresa.
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El Salario Mínimo Interprofesional (SMI) en España es uno de los principales puntos de referencia a la hora de calcular el coste de contratación de un empleado. En 2024, el SMI se situó en 1.134 euros mensuales en 14 pagas, lo que equivale a 15.876 euros anuales. Sin embargo, para 2025 se espera una nueva subida, aunque aún no hay una cifra definitiva.
El Comité de Expertos de Trabajo ha recomendado aumentar el SMI entre un 3,4% y un 4,4%, lo que lo situaría entre 1.172 y 1.184 euros mensuales en 14 pagas. La propuesta del Ministerio de Trabajo es adoptar la subida del 4,4%, lo que supondría un incremento de 50 euros al mes, alcanzando los 1.184 euros mensuales en 14 pagas y un SMI anual de 16.576 euros.
Las negociaciones siguen abiertas, con los sindicatos presionando por una subida mayor, de entre el 5% y el 6,5%, mientras que la CEOE aboga por un aumento del 3%. Cualquiera que sea el acuerdo final, la subida del SMI tendrá efectos retroactivos desde el 1 de enero de 2025.
Para empresas que pagan salarios en función del SMI, esta subida tendrá un impacto significativo en el coste total de contratación, especialmente en sectores donde el salario mínimo es la base para establecer retribuciones.
Más allá del SMI, el salario de un empleado variará dependiendo del puesto, la categoría profesional y el sector. En 2024, las retribuciones medias fueron:
Directivos: 88.832 €/año
Mandos intermedios: 42.717 €/año
Empleados: 27.087 €/año
Estas cifras sirven como referencia para estimar el coste salarial base en 2025, aunque podrían verse ajustadas dependiendo de la evolución del mercado laboral y de las negociaciones colectivas en cada sector.
Más allá del salario bruto del empleado, una parte fundamental del coste de contratación en España son las cotizaciones a la Seguridad Social que deben asumir las empresas. En 2025, estos porcentajes han sido actualizados y varían según el tipo de contrato y la categoría profesional del trabajador.
Las empresas deben abonar aproximadamente un 30% adicional sobre el salario bruto del trabajador en concepto de Seguridad Social. Los principales conceptos de cotización en 2025 son los siguientes:
Contingencias comunes: 23,60%
Desempleo: 5,50% para contratos indefinidos y 6,70% para temporales
Formación profesional: 0,60%
Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): 0,20%
Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,80% (de los cuales el 0,67% es a cargo de la empresa y el 0,13% a cargo del trabajador)
El tope máximo de cotización para 2025 se ha fijado en 4.909,50 euros mensuales, mientras que las bases mínimas seguirán vinculadas al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) y se actualizarán en función del incremento definitivo que se apruebe para 2025.
Desde el 1 de enero de 2025, los trabajadores con salarios que superan el tope máximo de cotización (4.909,50 euros mensuales) deberán aportar una cotización adicional de solidaridad sobre el exceso salarial.
Este porcentaje comienza en 0,92% en 2025 y aumentará progresivamente hasta alcanzar el 5% en 2045. La medida busca reforzar la financiación del sistema de pensiones, asegurando una mayor contribución de los salarios más altos.
Si una empresa contrata a un trabajador con un salario bruto anual de 30.000 euros, deberá asumir un coste adicional de aproximadamente 8.700 - 9.600 euros en cotizaciones sociales. Esto significa que el coste total anual de contratación ascendería a unos 39.000 euros antes de considerar otros gastos como beneficios o formación.
Estas cotizaciones son un factor clave a la hora de calcular el coste total de contratación y deben incluirse en cualquier planificación presupuestaria de RRHH
El proceso de contratación no solo implica el pago del salario y las cotizaciones sociales, sino que también conlleva una serie de costes administrativos que pueden variar según el método de selección, el tamaño de la empresa y la complejidad del puesto a cubrir. Estos gastos adicionales pueden oscilar entre 500 y 5.000 euros, dependiendo de las necesidades específicas de la organización.
Las empresas que buscan talento deben invertir en visibilidad y atracción de candidatos. Para ello, deberán hacerse cargo de:
Anuncios en portales de empleo como InfoJobs, Indeed o LinkedIn, cuyos costes pueden ir desde ofertas gratuitas hasta paquetes premium con tarifas superiores a los 1.000 euros.
Campañas de employer branding en redes sociales para mejorar la percepción de la empresa como empleador atractivo.
Ferias de empleo y eventos de networking, donde algunas empresas invierten en stands, publicidad y participación activa para captar talento.
Si el proceso de selección se lleva a cabo de forma interna, los costes asociados incluyen horas de trabajo del equipo de RRHH, software de gestión de candidaturas (ATS) y pruebas psicométricas o técnicas.
En cambio, si la contratación se externaliza a consultoras de selección o headhunters, los honorarios pueden oscilar entre un 10% y un 30% del salario anual del candidato, especialmente en puestos especializados o de alta dirección.
Cada nueva contratación requiere la formalización de documentación, que puede implicar:
Contratos de trabajo y trámites legales gestionados por asesores laborales o gestorías.
Alta en la Seguridad Social y cumplimiento de la normativa laboral vigente.
Costes notariales, en caso de contratación de perfiles con cláusulas específicas o acuerdos confidenciales.
Estos costes administrativos, aunque muchas veces pasen desapercibidos, forman parte del gasto real de cada nueva contratación y por lo tanto también deben considerarse dentro del presupuesto global de RRHH.
Contratar a un empleado no significa que esté listo para rendir al 100% desde el primer día. El proceso de adaptación y formación es importantísimo para que el nuevo talento pueda integrarse con éxito en la empresa y alcanzar su máximo rendimiento.
El onboarding es la fase inicial en la que el empleado aprende sobre la cultura, los valores y las dinámicas de la empresa. Este proceso implica:
Tiempo del equipo de RRHH y managers que dedican horas a la bienvenida y orientación.
Formación en herramientas y procesos internos, desde software específico hasta protocolos de trabajo.
Materiales de bienvenida como manuales, guías corporativas o kits de integración.
¿Y durante cuánto tiempo? Bueno, el tiempo medio de adaptación de un nuevo empleado puede ser de tres a seis meses - a veces más - lo que implica un impacto en la productividad durante este período.
También, dependiendo del puesto, la empresa puede necesitar invertir en:
Cursos especializados o certificaciones, especialmente en sectores como tecnología, finanzas o salud.
Soft skills y liderazgo, programas esenciales para mandos intermedios y directivos.
Formación en normativas y seguridad laboral, obligatoria en muchos sectores industriales y de servicios.
El coste medio de formación por empleado puede oscilar entre 300 y 1.500 euros al año, aunque en posiciones altamente especializadas esta cifra suele ser significativamente mayor.
Por otro lado, invertir en formación no solo acelera la adaptación del empleado; también reduce la rotación. Los trabajadores que reciben formación continua tienen más probabilidades de comprometerse con la empresa y aportar mayor valor a largo plazo.
Las empresas que priorizan una estrategia sólida de onboarding y formación logran que sus nuevas incorporaciones sean más productivas en menos tiempo, optimizando así el coste total de contratación.
Más allá del salario bruto, las empresas cada vez apuestan más por los beneficios adicionales como una estrategia para mejorar la percepción de la compensación total y fidelizar al talento.
Estas ventajas, conocidas como salario emocional, ayudan a marcar la diferencia en la atracción y retención de empleados sin necesidad de grandes incrementos salariales directos.
Los trabajadores buscan algo más que una nómina competitiva. Entre los beneficios más demandados en 2025 destacan:
Seguro médico privado, que puede costar entre 300 y 800 euros al año por empleado, dependiendo de la cobertura.
Ticket restaurante, con una exención fiscal de hasta 220 euros mensuales.
Aportaciones a planes de pensiones, con beneficios fiscales tanto para la empresa como para el empleado.
Bonificaciones para transporte, con exención de IRPF de hasta 1.500 euros anuales en tarjetas de transporte público.
Flexibilidad horaria y teletrabajo, cada vez más valorados como parte del paquete de compensación.
Los planes de retribución flexible permiten a los empleados destinar parte de su salario bruto a beneficios con ventajas fiscales, lo que les permite maximizar su poder adquisitivo sin que la empresa incremente directamente el coste salarial.
Por ejemplo, un trabajador puede optar por recibir parte de su sueldo en cheques guardería, formación o transporte, reduciendo así su base imponible y ahorrando en impuestos.
Invertir en beneficios adicionales mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados. Hay estudios que han demostrado que las empresas con planes de beneficios bien estructurados reducen la rotación de personal hasta en un 20%.
En un mercado laboral donde la competencia por el talento es cada vez más intensa, contar con una política de compensación global que combine salario competitivo y beneficios atractivos es el ingrediente diferenciador que sirve para garantizar la estabilidad del equipo y mejorar la propuesta de valor al empleado.
El coste total de contratación dependerá del salario base y de los factores adicionales mencionados.
Pero, a modo de referencia, consideremos un ejemplo estándar para un empleado con un salario bruto de 30.000 euros al año:
Concepto | Coste aproximado |
Salario bruto anual | 30.000 € |
Cotizaciones a la Seguridad Social (29-32%) | 8.700 - 9.600 € |
Costes administrativos y de selección | 500 - 5.000 € |
Formación y onboarding | 300 - 1.500 € |
Beneficios adicionales (opcional) | 500 - 2.000 € |
Coste total estimado | 40.000 - 48.000 € |
Es decir, para contratar a un empleado con un salario de 30.000 euros, la empresa deberá prever un gasto total de entre 40.000 y 48.000 euros al año, dependiendo de los beneficios y la formación que ofrezca.
Contratar a un empleado en España en 2025 no se limita al salario bruto. Es imprescindible tener en cuenta las cotizaciones sociales, los costes administrativos, la formación y los beneficios adicionales para calcular el gasto real.
Para optimizar la inversión, las empresas deberían:
Planificar bien cada contratación permitirá no solo controlar los costes, sino también atraer y retener el talento adecuado en un mercado cada vez más competitivo.
Precisamente por eso, cuando el coste de contratación es tan elevado, cometer errores en la selección de candidatos puede salir aún más caro. Y es que elegir al profesional equivocado no solo supone una pérdida de tiempo y dinero: también impacta en la productividad y la dinámica del equipo.
En AEBYS, nuestros socios cuentan con la experiencia, las habilidades y el conocimiento necesario para identificar al talento adecuado para tu empresa. Utilizamos metodologías de selección avanzadas y un profundo conocimiento del mercado laboral para garantizar contrataciones eficientes y estratégicas.
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